Slik bygger du en forberedelsesmappe du faktisk bruker i studio

De fleste som forbereder et intervju samler for mye. Du ender med tjue utskrifter, tre åpne nettleservinduer og en følelse av at du må kunne alt. Så sitter du i studio og finner ikke det ene tallet du lette etter. Løsningen er å sette en grense før du begynner: mappen skal få plass på noen få ark, og det viktigste skal ligge på det første.

Det første arket kaller jeg oversikten. Der skriver du hvem gjesten er, hvorfor akkurat denne samtalen skjer nå, hvor lang sendingen er og hva seerne skal sitte igjen med. Alt dette bør kunne leses på ti sekunder. Hvis du ikke klarer å skrive det kort, har du ikke bestemt deg for hva intervjuet handler om.

Resten av mappen er støtte. Bakgrunnsstoff, sitater og kilder ligger bak oversikten, i en rekkefølge du kan bla i uten å lete. Tenk på det som et kart du sjelden ser på, men må kunne stole på når samtalen svinger uventet.

• Oversikten får plass på ett ark
• Skriv ned målet med samtalen i én setning
• Alt annet er støtte som skal være lett å finne

Det er fristende å begynne med temaet, fordi det føles konkret. Men samtalen avhenger av personen. Bruk første økt på å forstå hvem gjesten er: hva vedkommende har gjort, hva vedkommende har sagt offentlig før, og hva som sannsynligvis er vanskelig å snakke om. Les gamle utsagn i sin opprinnelige sammenheng, ikke bare i utdrag.

Noter hva gjesten selv kaller ting. Bruker personen et bestemt ord om sitt eget arbeid, bør du bruke det samme ordet i spørsmålene dine. Det viser at du har lyttet, og det gjør gjesten tryggere. Skriv også ned det du er usikker på, slik at du kan spørre i stedet for å anta.

Lag en kort liste med to eller tre ting som gjesten trolig har sagt mange ganger før. Der vil du få innøvde svar. Planlegg heller et spørsmål som åpner for noe nytt, for eksempel hva som overrasket vedkommende underveis.

• Les utsagn i full sammenheng
• Bruk gjestens egne ord
• Merk deg hva som allerede er sagt mange ganger

Et tema er sjelden for lite, nesten alltid for stort. Med tjue minutter på klokka kan du i praksis dekke tre hovedspor, kanskje fire hvis du er disiplinert. Velg sporene tidlig og skriv dem øverst på andre ark. Alt som ikke passer i et spor, legges i en egen kolonne merket kanskje.

Under hvert spor setter du de to eller tre faktaene som må være riktige. Dato, rekkefølge, navn, tall. Dette er det du må kunne forsvare hvis gjesten korrigerer deg eller en seer reagerer. Kontroller dem mot minst to kilder, og noter hvor du fant dem, slik at du raskt kan dokumentere dem etterpå.

Vær ærlig om hva du ikke vet. En forberedelsesmappe med tomme felt er bedre enn en som later som den er komplett. De tomme feltene blir ofte de beste spørsmålene dine.

• Tre til fire spor holder for en kort samtale
• Faktaene under hvert spor kontrolleres to ganger
• Tomme felt kan bli gode spørsmål

I studio har du ikke tid til å lese. Du har tid til å se. Bruk store overskrifter, korte linjer og god luft mellom punktene. Skriv spørsmål som stikkord, ikke som ferdige setninger, ellers begynner du å lese opp, og samtalen mister tempoet.

Merk av tiden. Sett en omtrentlig klokkeslett eller minuttangivelse ved hvert spor, slik at du ser om dere ligger foran eller etter. Bruk én farge for ting du må ha med, og en annen for ting som kan droppes hvis tiden blir knapp. Det gjør det lett å kutte uten å tenke.

Til sist: ha sitater klare på et eget ark, med kilde og dato. Det er der du slår opp når du vil gjengi noe nøyaktig. Å lese et sitat riktig er en del av respekten for den som sa det.

• Stikkord i stedet for ferdige spørsmål
• Minutter ved hvert spor
• Sitater med kilde på eget ark

Gå gjennom mappen høyt, alene eller med en kollega, og tidtak. Du oppdager raskt hvilke spor som tar for lang tid og hvilke spørsmål som ikke fungerer når du sier dem. Endre det som skurrer, og fjern det som du ikke ville spurt om i en vanlig samtale.

Tenk gjennom hva som skjer hvis gjesten svarer kort, eller lenge, eller går i en helt annen retning. Skriv en liten nødplan: hvilket spor tar du først hvis tiden skrumper, og hvilket spørsmål kan alltid redde en stille stund. Da slipper du å improvisere under press.

Vær oppmerksom på årstiden og nyhetsbildet. Disse høstukene kan ting ha skjedd siden du begynte å lese, så sjekk fakta på nytt rett før opptak. Et oppdatert ark er ofte det som skiller en trygg samtale fra en usikker.

• Les mappen høyt med tidtaker
• Lag en kort nødplan for kutt
• Sjekk fakta på nytt like før opptak

Når samtalen er over, er mappen fortsatt verdifull. Gå gjennom den og marker hva som faktisk ble brukt og hva som ble liggende. Etter noen intervjuer ser du et mønster: kanskje bruker du alltid bare halvparten av bakgrunnsstoffet, eller du glemmer systematisk å notere tid.

Behold sitatarket og kildene hvis materialet skal brukes videre, for eksempel i en sak eller et klipp. Da kan du dokumentere hva som ble sagt og i hvilken sammenheng. Slett det som er personlig og ikke trengs, og oppbevar resten forsvarlig.

Skriv tre linjer til deg selv: hva fungerte, hva sløste du tid på, hva gjør du annerledes neste gang. Det tar to minutter og gjør neste mappe merkbart bedre.

• Marker hva som ble brukt
• Behold kilder og sitater som dokumentasjon
• Skriv tre linjer med lærdom